Положение о договорном отделе
I. Общие положения
1. Бюро по договорной и претензионной работе является самостоятельным структурным подразделением организации.
2. Договорной отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора предприятия по представлению начальника отдела.
3. В своей деятельности договорной отдел руководствуется:
3.1. Уставом предприятия.
3.2. Положением об отделе.
3.3. Настоящим положением.
II. Структура
1. Структуру и штатную численность договорного отдела утверждает директор предприятия по представлению начальника отдела и по согласованию с отделом кадров.
2. Начальник отдела распределяет обязанности между сотрудниками бюро и подписывает их должностные инструкции.
III. Задачи
1. Своевременная подготовка договоров и их заключение.
2. Рассмотрение претензий, поступающих на предприятие и подготовка ответов.
3. Подготовка материалов для направления претензий контрагентам за невыполнение ими договорных обязательств.
IV. Функции
1. В области договорной работы:
1.1. Определение форм договорных отношений (хозяйственных связей) с учетом производственных и финансовых планов и других факторов.
1.2. Подготовка проектов договоров, а также согласование условий проектов договоров, разработанных контрагентами.
1.3. Проверка документации, представленной контрагентами, и подготовка заключений о ее качестве.
1.4. Составление протоколов разногласий в случае, если у договорного возникли возражения по отдельным условиям договоров.
1.5. Рассмотрение протоколов разногласий, направленных контрагентами.
1.6. Прием представителей контрагентов по вопросам заключения договоров.
1.7. Передача проектов договоров для визирования руководителям структурных подразделений, с которыми эти проекты должны быть согласованы, а также в юридический отдел для правовой экспертизы и визирования.
1.8. Заключение предварительных и окончательных договоров.
1.9. Рассмотрение предложений контрагентов по изменению и дополнению заключенных договоров.
1.10. Подготовка проектов изменений и дополнений в заключенные договоры, направление их контрагентам.
1.11. Принятие мер к доарбитражному (несудебному) урегулированию разногласий в случае полного или частичного несогласия предприятия с предложениями контрагентов по изменению условий договоров.
1.12. Контроль за выполнением подразделением условий договоров (своевременная поставка или выборка; своевременные расчеты по договорам; поставка качественной продукции; пр.).
1.13. Контроль за выполнением контрагентами условий договоров (своевременная поставка или выборка; своевременные расчеты по договорам; поставка качественных сырья и материалов; пр.).
1.14. Сбор и систематизация данных о контрагентах:
- организационно-правовых форм;
- адресов для переписки;
- отгрузочных и платежных реквизитов;
- номеров телефонов, факсов;
- фамилий, имен и отчеств руководителей и ведущих специалистов;
- финансового состояния;
- объемов и предметов сделок;
- объемов производства (потребления);
- степени обязательности и добросовестности выполнения договорных обязательств;
1.15. Анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров за предыдущие годы по следующим направлениям:
- определение соответствия условий договоров как интересам предприятия, так и его контрагентов;
- определение условий, которые следует уточнить или изменить;
- определение необходимости внесения в договоры условий, которые необходимы в связи с изменениями законодательства, экономической и правовой ситуации в отрасли и на товарных рынках (дополнительных санкций, технических оговорок, пр.);
2. В области претензионной работы:
2.1. Контроль за исполнением контрагентами своих обязательств по заключенным договорам.
2.2. Подготовка материалов для направления претензий контрагентам в случае нарушения ими своих договорных обязательств.
2.3. Подготовка проектов претензий и материалов к ним в количестве экземпляров, необходимых для передачи их контрагентам-нарушителям, оставления в деле и передачи в арбитраж.
2.4. Передача проектов претензий для визирования заинтересованным структурным подразделениям и в юридический отдел для правовой экспертизы.
2.5. Направление претензий контрагентам.
2.6. Рассмотрение претензий, полученных от контрагентов, по нарушению предприятием своих договорных обязательств.
2.7. Подготовка материалов для ответов на претензии (об удовлетворении; о частичном удовлетворении; об отказе в удовлетворении) и направление их в юридический отдел для согласования и правовой экспертизы.
2.8. Обеспечение выполнения требований контрагентов, изложенных в претензиях (при удовлетворении или частичном удовлетворении).
2.9. Контроль за исполнением претензий, предъявленных контрагентами, составление отчетности и передача ее в юридический отдел для постановки на контроль и принятия последующих мер искового характера.
2.10. Учет претензий и связанных с ними документов по единой утвержденной на предприятии форме (журнальной; иной).
V. Права
Договорной отдел имеет право:
1. Запрашивать и получать от подразделений отдела сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности отдела.
2. Созывать совещания в отделе по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3. Представлять отдел и предприятие во взаимоотношениях с контрагентами в пределах компетенции, определенной настоящим положением.
4. Давать структурным подразделениям и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5. Принимать меры при обнаружении нарушений в работе структурных подразделений предприятия и докладывать об этих нарушениях начальнику отдела для принятия соответствующих мер.
VI. Взаимоотношения (служебные связи)
1. Отдел по договорной работе взаимодействует с юридическим отделом по вопросам:
1.1. Получения:
- заключений правовой экспертизы по проектам договоров;
- согласованных ответов на претензии, предъявленные контрагентами;
- рекомендаций по ведению переговоров с отдельными контрагентами;
- согласованных проектов договоров;
- запросов на получение разъяснений и консультаций бюро по предъявленным предприятию претензиям, искам;
- разъяснений изменений и дополнений гражданского законодательства;
1.2. Предоставления:
- проектов договоров для правовой экспертизы, согласования и визирования;
- объяснений по претензиям, предъявленных контрагентами (обоснованны ли претензии контрагентов, почему не исполнены договорные обязательства, пр.);
- проектов претензий к контрагентам по неисполнению ими своих договорных обязательств;
- отчетов о выполнении претензий, предъявленных контрагентами;
2. Схемы взаимодействия отдела по договорной работе с другими подразделениями предприятия разрабатываются начальником отдела, и передаются сотрудникам отдела для практического использования.
VII. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник отдела.
2. На начальника отдела возлагается персональная ответственность в случае:
2.1. Несоответствия законодательству подписываемых документов.
2.2. Составления, утверждения и предоставления недостоверной отчетности.
2.3. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.
2.4. Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.
2.5. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.
3. Ответственность сотрудников отдела по договорной работе устанавливается должностными инструкциями.
